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Professional organizers

Ieri, 17 maggio 2014, sono stata in un paese Anglosassone. Sì, potrei sintetizzare così la mia giornata al primo evento italiano realizzato da Apoi, Associazione Professional Organizers Italia.
Scesa dal treno pensavo di essere atterrata a Stansted, pavimenti puliti, segnaletica chiara, scale mobili funzionanti, altoparlanti comprensibili e bagni lindi.
Salendo i tre piani della nuovissima Stazione centrale discendevo verso il Mediterraneo, ma non del tutto. Autobus frequenti, biciclette, pedoni, tutti circolavano senza code o traffico intasato.
Certo la giornata era bellissima, calda e soleggiata, così per arrivare alla Salaborsa sono andata a piedi, Bologna è piccola, è accogliente e sotto i portici, perdendomi tra le stradine della zona limitrofa, anche alle due celebri Torri, ho anche cercato un posticino carino dove pranzare velocemente con un piatto della rinomata cucina emiliana, ovviamente seduta.

L'evento si svolgeva al piano interrato nell'auditorium Enzo Biagi di Salaborsa che è la biblioteca civica multimediale di informazione generale di Bologna. Grande comune quello di Bologna! Complimenti.
Qui la funzionalità e la praticità anglosassone si sono mischiate con l'eleganza e la bellezza della storia e dell'arte che si possono trovare solo nel nostro paese: l'Italia.

 

Puntuali, come da programma, l'evento inizia

Irene Novello, vicepresidente dell'Apoi, presenta la figura del Professional Organizer, figura che nasce negli Stati Uniti nel 1986 e che è una professione in continua evoluzione.
Il Professional Organizer, anche abbreviato PO, con la propria capacità ed esperienza professionale assiste le persone nel ritrovare il proprio equilibrio e a restituire ordine massimizzando le proprie risorse.
L'associazione italiana professional organizers è nata dall'esigenza di conoscersi, confrontarsi, fare rete, scambiare idee, ma sopratutto divulgare l'importanza che l'organizzazione personale può avere sulla vita di ogni persona, per semplificarla e migliorarla in termini di qualità.

 

Stile di vita: ma come si fa a far tutto?

Silva Bucci propone alcuni suggerimenti per migliorare le proprie performance, pianificare i tempi e decidere gli obiettivi. Ci rassicura dicendo che solo il 10, 12% della popolazione nasce organizzata.
Parla della sindrome di Berthelot e della sindrome dell'Eroe quelli che vogliono far tutto a qualsiasi costo, dell'effetto Colibrì, quelli che iniziano a fare mille cose, senza portarle a termine finendo quindi con solo problemi aperti.
Ed ancora del "keep my baby", tipico di alcune mamme, ma non solo, che non affidano il loro bambino ad alcuno per non fiducia, ovvero non sanno delegare, infine di Mr.Nice Guy, colui che si presenta come il bravo ragazzo.

Suggerisce di non affidarsi completamente alla mente, che a volte fa brutti scherzi: ci si deve organizzare.

Citando Jacopo Fo:

"La Mente, mente. Altrimenti si chiamerebbe Sincera." 

 

Un primo semplice suggerimento è quello di tenere un "diario di bordo" una sorta di "ruolino" su carta, tablet, smartphone o pc, appuntare quando si inizia a fare un nuovo lavoro e riappuntare quando si termina.

Così si impara e si capisce il valore del tempo.
Noi di Officine Einstein lo abbiamo sempre tenuto, prima su carta sulla Scheda progetto, poi sul computer con i primi database progettati in FileMaker 2.1, quando il software ancora era della Claris, ora a volte chiacchierando con gli iPhone.


Imparare a delegare, farsi aiutare da qualcuno, dedicando alla formazione del delegato il giusto tempo, si possono ottenere ottimi risultati anche da chi meno ci aspettiamo possa sostituirci. Saper delegare vuol dire anche entrare in contatto con gli altri.
Consiglia di fare qualcosa di meno, di affidare compiti ripetitivi in outsourcing, di lavorare senza distrazioni: è sorprendente quanto si produce di meno avendo continue richieste di altre cose da fare.
A volte anche fare attenzione al troppo perfezionismo, allunga i tempi senza produrre risultati che valgono quel tempo in più.

Alcune regole da darsi:

  1. decidere a priori un determinato tempo per ogni attività da fare nella giornata;
  2. scrivere quindi una lista, assegnando ad ogni cosa il tempo utile necessario (tenendo il Diario di bordo, si imparano i tempi con una certa esattezza);
  3. stabilire le priorità;
  4. imparare a dire di NO. Se i primi tre punti sono stati pensati e scritti correttamente, non sarà così difficile dire di NO;
  5. non si deve essere sempre disponibili, altrimenti ci si deconcentra, quindi controllare le distrazioni;
  6. ottimizzare la giornata, ovvero assegnare i compiti più impegnativi nelle ore della giornata in cui ci si sente più energici, la mattina o la sera a seconda del proprio orologio biologico;
  7. usare un timer;
  8. infine premiarsi, prendendosi cura di se stessi.

 

Lavoro: multitasking o no?

Sabrina Toscani, presidente dell'associazione, prendendo come dato di fatto definito da recenti studi neurologici, ci esorta: “Fate attenzione all'Attenzione.” Non è un gioco di parole, vuol dire che l'attenzione non è una risorsa illimitata, si esaurisce.
La parola multitasking è stata coniata per un computer che riusciva a fare più cose contemporaneamente. Con la tecnologia smart è tornata in voga, ma siamo sicuri che è funzionale? Ipotizziamo un NO.
Anche Sabrina suggerisce:

  1. diamoci tempo, facciamo una cosa per volta;
  2. stabiliamo un tempo anche per fare delle "riunioni con noi stessi", che poi è un'altra cosa tutta da imparare;
  3. dividete la giornata in parti;
  4. abbiamo un solo cervello, non dividiamolo!

 

Più spazio fisico e mentale: il decluttering  e lo spaceclearing

Irene Novello introduce due parole nuove, ancora in inglese, una lingua che ha il dono di riassumere una frase in un'unica parola:

Decluttering, clutter, confusione, scompiglio, disordine, quindi l'eliminazione delle cianfrusaglie, delle cose inutili e ingombranti
Spaceclearing, l'arte di fare spazio, ma non solo fisico, anche mentale.

 

Bisogna acquisire consapevolezza del nostro rapporto-con-le-cose, per imparare a selezionare il superfluo.
La parola "abitare" viene dal latino, Habitare (habere, avere), che nel senso proprio è continuare ad avere, ma più comunemente, Aver consuetudine in un luogo, Abitarvi, Avere continua confidenza, Trovarsi a proprio agio.
Se le case o gli uffici diventano luoghi disordinati, sono anche ostili, e chi vive o lavora non è a proprio agio e non lavora più bene.

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Pare che il 6 per cento della popolazione soffre di Hoarding Disorder, Disposofobia o accumulo patologico o accaparramento compulsivo. Un vero e proprio disturbo mentale caratterizzato da un bisogno ossessivo di acquisire, senza utilizzare né buttare via, una notevole quantità di beni, anche se inutili, pericolosi, o insalubri.


Se però parliamo solo di disordine in casa o in ufficio, si può visualizzarne il volume, disegnando una pianta e colorando il "clutter", per poi trasformarlo in vile denaro e far capire a chi tiene molte cose, che il clutter è economicamente svantaggioso.
Generalmente usiamo solo il 20 per cento delle cose che abbiamo, anche perchè spesso il restante 80 per cento è dietro, non si vede ed non è raggiungibile.
Irene suggerisce di non fare lo sbaglio di affrontare tutta la casa o tutto l'ufficio in un colpo solo. Si deve iniziare con piccoli spazi, un cassetto, una scatola, un anta dell'armadio.
Anche perchè il riordinare, il buttare, il ripulire è stancante non solo fisicamente ma anche psicologicamente.

 

Prima di iniziare il lavoro fate una foto e preparate un cartello con le seguenti domande, da farsi ogni volta che si prende in mano un oggetto:

  1. mi piace?
  2. l'ho mai usato?
  3. lo ricomprerei?

se la risposta alle prime 3 domande è stata SI, continuate:

  1. so dove posso metterlo?
  2. l'oggetto ha una storia, una memoria legata a qualcosa o qualcuno?
  3. Questo ricordo mi fa star bene o male?

Infine un consiglio: tenete solo i ricordi positivi, eliminate quelli negativi

 

Organizzate delle scatole con scritto:

  1. tenere;
  2. donare, vendere, scambiare, regalare;
  3. riciclare, riparare;
  4. isola ecologica, raccolta differenziata;

5ta scatola, la più piccola, la scatola degli oggetti problematici: in transito (ma mai più di una settimana)
Alla fine del lavoro gratificatevi! godetevi lo spazio vuoto ritrovato, scattate una foto e confrontatela con la foto del "com'era prima".
L'ordine non è uno solo, esistono vari ordini, ognuno deve trovare il proprio, i confini sono delicati. Un bravo professional organizer aiuta le persone a trovare e gestire il proprio ordine.

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Network: connessioni nel mondo

Francesca Pansadoro, è alle Relazioni esterne, si occupa dei rapporti con i media e i network.
Nel programma ha messo diverse collaborazioni per fare rete:

  1. con il servizio sanitario nazionale, per migliorare la vita di molti;
  2. in ambito educativo, con le scuole, gli insegnanti e i genitori;
  3. rapporti con tv, giornali e web per divulgare e far conoscere la nuova figura professionale;
  4. scambi con le associazioni in altri paesi, quasi tutti anglosassoni;
  5. con le aziende che producono oggetti e strumenti utili.

 

Infine la dolcissima testimonianza anglosassone di origine guatemalteca

Patty Cruz Fouchard, membro dell'Apdo, The Association of Professional Declutterers & Organizers Uk, che per rispetto del nostro paese e di noi ospiti, ha memorizzato l'inizio del suo discorso in italiano e aiutandosi con slides e testo scritto narra, sempre in un italiano con accento misto a spagnolo e inglese, della Napo, National Association of Professional Organizers, Associazione educativa no profit americana, di cui fanno parte i consulenti di organizzazione, relatori, formatori, autori e produttori di prodotti organizzazione.
Racconta della sue esperienza nel Regno Unito, paese che già da anni ben conosce il PO e ne fa un grandissimo uso per semplificarsi la vita e risolvere quei problemi che in Italia ancora abbiamo timore e un pò di vergogna a raccontare o mostrare.

 

Le domande sarebbero ancora moltissime, la sala piena e l'interesse dimostrato dal pubblico, sia maschile che femminile e di tutte le età, è stato sicuramente gratificante per le fondatrici e le professioniste dell'Apoi.

Bologna è puntuale, alle 17:30 l'evento termina, entrano le persone per l'evento successivo.

 

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Comportamenti aziendali

Ci interessa ragionare sull'organizzazione delle strutture, sulle metodologie, sulle discipline che regolano le organizzazioni.

Teoria e pratica

Ma ben sappiamo che la modellistica è poca cosa se non viene applicata, e che per aver successo deve diventare un comportamento adottato dalle persone che costituiscono l'organizzazione.

Rapporto tra qualità e efficienza

Le aziende, non quelle monopolistiche, né spesso quelle pubbliche, tra le varie forme organizzative, sono quelle costrette a dedicare molto impegno per trovare i modelli organizzativi più sofisticati ed efficaci. Il corretto rapporto tra qualità e efficienza ne garantisce la sopravvivenza.

Per il bellessere

Per questo studieremo le aziende per anticipare comportamenti che potranno essere declinati per tutte le organizzazioni che riuniscono risorse e persone per raggiungere degli obiettivi.
Che per OfficineEinstein devono essere obiettivi sostenibili, solidali ed etici finalizzati a migliorare il bellessere dei uomini e donne.